ИНСТРУКЦИЯ за документационната и деловодната дейност в Общинска администрация Димово

ИНСТРУКЦИЯ за документационната и деловодната дейност в Общинска администрация Димово

/ НА ОСНОВАНИЕ ЧЛ. 44, АЛ. 1, Т. 8 ОТ ЗМСМА, ЧЛ. 5А ОТ ЗА, ЧЛ. 41 ОТ ЗНАФИ ВЪВ ВР. ЧЛ. 8 ОТ УСТРОЙСТВЕНИЯ ПРАВИЛНИК НА ОБЩИНСКА АДМИНИСТРАЦИЯ ДИМОВО/
Февруари 2020


И Н С Т Р У К Ц И Я
за документационната и деловодната дейности в общинската администрация
РАЗДЕЛ ПЪРВИ
Общи положения
Чл.1. /1/ Тази инструкция урежда реда за осъществяване на документационната и деловодната дейности в общинската администрация и цели осигуряването на:
1.Висока ефективност, единна организация и оперативност на управленската и документационната дейност;
2. Високо качество на съставянето на документите;
3. Унифицирано съставяне, оформяне и обработване на документите;
4. Взаимна връзка и взаимозависимост между документите, свързани с определени управленски или стопански процеси;
5. Висока интеграция и автоматизация на информационните процеси;
6.Класификация и систематизация на входящата и изходящата кореспонденция;
7. Ефективност на информационно-справочната дейност;
8. Ефективен текущ контрол по изпълнението на решенията и задачите.
/2/ Организацията на деловодната дейност и съхранението на документите в общината се извършва съобразно:
1. Закон за Националния архивен фонд;
2. Единната държавна система за деловодство;
3. Указа за печатите;
4. Индивидуалната номенклатура на делата със срокове за изпълнение.
Чл. 2. Инструкцията не са прилага за работата с документите и информацията с поверителен характер. Извън предмета на настоящата инструкция са финансово-счетоводната и техническата документация, с изключение на нейното съхранение, за което настоящата инструкция се прилага.
Чл. 3. Изпълнението на разпоредбите на тази инструкция е задължително за всички длъжностни лица в общинската администрация.
Чл. 4. Ръководството и контрола по оформянето на документите и организацията на работа с документите се осъществява от Секретаря на Общината и Директор Дирекция АОФ.
Чл. 5. Под документи в инструкцията се разбират:
1. Нормативни актове и други ръководни документи на висшестоящи органи и организации -укази, постановления, разпореждания, наредби, решения, инструкции и други;
2. Организационно – разпоредителни документи – Наредби и Решения на Общинския съвет, Програми, Заповеди и Указания;
3. Справочно – информационни документи – доклади, информации, отчети, протоколи, писма и справки;
4. Документи за извършени или извършващи се сделки – инвестиционни проекти, договори, актове за собственост, тръжна документация;
5. Общи и подробни устройствени планове и кадастрални регистри;
6. Предложения, сигнали, жалби и искания на юридически и физически лица;
7. Молби и заявления за административни услуги;
8. Критични публикации в средствата за масово осведомяване и обществено значими предложения;
9. Документи от общ характер – писма, телеграми, факсове и електронни съобщения.
10. Заявления за достъп до информация по Закона за достъп до обществена информация.
11. Заявления по реда на Закона за защита на личните данни.
Чл. 6. Документационната дейност е комплекс от технически и технологични операции по регистрирането и работата с документите в процеса на осъществяване на управленските и обслужващи функции на общинската администрация. Тя обхваща документалните процеси в пълния им цикъл от създаването или получаването на документите, тяхното оформяне и редактиране, размножаване, регистриране, класифициране, предаване и необходимия сроков контрол върху изпълнението на задачите, както и текущото и архивно съхранение на документите.
Чл. 7. Необходимите организационно-технически средства за организиране и осъществяване на документационната дейност се определят в зависимост от използваната технология – ръчна, автома¬тизирана или съчетаване на двете технологии.
Чл. 8. При напускане на служители, на които е възложено да съхраняват документи, предаването на същите на друго длъжностно лице се извършва с приемо-предавателен протокол.
Чл. 9. Използването на документи и служебна информация за публикации в средствата за масово осведомяване и за други публични цели се допуска само с разрешение на членовете на ръковод¬ството на Общината.
РАЗДЕЛ ВТОРИ
Основни правила за съставяне и оформяне на документите
Чл. 10. Съставянето на документите е процес, при който се определя съдържанието на документите. Текстът на документите се формира при спазване на специфичните изисквания за съставянето му, граматическите правила на българския език и общите правила на административно-учрежденския стил и управленската култура.
Чл. 11. При съставянето на документите не се допуска разкъсване на абзац, чрез пренасяне на част от текста на абзаца на следваща страница, както и наличие на заглавие в края на страницата, без към него да са написани поне два реда, за да не се нарушава логическата връзка между заглавието и текста.
Чл. 12. (1) Оформянето на документите е техническа дейност, която се осъществява в съответствие с действащите български стандарти.
(2) Документите се оформят в зависимост от техния вид и предназначение -заповеди, решения, указания, доклади, програми, информация, отчети, протоколи, служебни писма, списъци, описи, справки и други.
(3) Оформянето на други видове документи се регламентира със специални разпоредби.
Чл. 13. Вътрешните устройствени и регламентиращи документи се утвърждават от Кмета на Общината.
Чл. 14. (1) Към представените за подпис документи, длъжностното лице – съставило документа, прилага и съпровождащи документи /ако има такива/, по повод на които е съставен основния документ.
(2) Проекти за заповеди и предложения се представят на Кмета на Общината с обяснителна записка, в която се аргументира необходимостта от съставянето им.
(3) Когато към основния документ не са приложени съпровождащи документи и аргументации, на втория екземпляр на основния документ – пред длъжността, името и подписа на съгласувалите документа длъжностни лица, към реквизита “Изготвил” се поставят длъжността, името и подписа на длъжностното лице, съставило документа.
(4) Представените за подпис от Кмета на Общината документи се съгласуват задължително с прекия ръководител юридическия консултант, а когато касаят разходване на финансови средства и с главния счетоводител. Съгласуването на представените документи се извършва с полагането на подписи на съгласуващите длъжностни лица върху втория екземпляр на документа.
(5) При оформлението на документа да се съблюдава правилото – подписите на длъжностните лица да се разполагат във втората половина на страницата и по реда на мястото, което заемат в служебната йерархия.
(6) Подписът върху документа се състои от наименованието на длъжността на подписващия, неговия личен подпис и разшифровката на личния подпис /в скоби се изписват личното име и фамилията/.
Чл. 15. (1) Оригиналните изходящи документи се съставят и оформят на бланка, която съдържа герба и името на общината, както и данни за кореспонденция и контакти – пощенски код, административен адрес, телефони, факс и електронен адрес.
(2) Изходящите документи носят подписа на Кмета на Общината, с изключение на специални случаи, в които той делегира такива правомощия и на други длъжностни лица от ръководството на Общината.
(3) Изходящите документи, изпратени в отговор на вече образувана преписка се извеждат към регистрационния индекс на образуваната преписка с датата на извеждане.
Чл. 16. Документите, които са препис или копие на оригиналния документ носят обозначението „Препис“ или „Копие“, поставено в горния ляв ъгъл на първата страница на документа. Обозначението „Вярно с оригинала“ се поставя /когато това е необходимо/ на всяка страница на документа, придружено с дата, подпис и печат на удостоверяващия, а на последната страница подписът да е придружен от длъжността и имената /собствено и фамилно/ на удостоверяващия.
Чл. 17 (1) Заверен препис от документ се издава на външни юридически и физически лица, само след писмено искане и в съответствие със закона.
(2) Заверяването на преписи от документи се извършва по компетентност от директорите на дирекции, началниците на отделите или от упълномощени от тях други длъжностни лица.
(3) Верността на преписа с оригинала се удостоверява с подпис на длъжностното лице, което съхранява оригиналния документ.
(4) Копия и преписи от документи по реда и условията на Закона за достъп до обществена информация се предоставят без заверка „Вярно с оригинала“ и „Вярно“.
Чл. 18. За поверителните документи, в горния десен ъгъл на първата страница се записва степента на поверителност – строго секретно или секретно. Когато документът или материалът трябва да се получат лично, под отразената степен на поверителност се вписва „Лично“.
Чл. 19. Размножаването но документи се извършва от определеното длъжностно лице при спазване разпоредбите на ЗЗКИ и ЗЗЛД.
Чл. 20. (1) Печатите се съхраняват и ползват срещу подпис от длъжностни лица.
(2) Печатите се водят на отчет в специална книга, която се поддържа и съхранява Секретаря на общината.
(3) Подпечатват се само документи, подписани от Кмета на Общината и членовете на общинската администрация, които имат такива делегирани правомощия.

РАЗДЕЛ ТРЕТИ
Организация на деловодната дейност.
Чл. 21. (1) Деловодната дейност в общинската администрация е елемент на документационната дейност и обхваща осъществяването на следните основни действия:
1. Първоначална деловодна обработка
2. Регистрация на данни от резолюции
3. Крайна /окончателна/ деловодна обработка
(2) За деловодната дейност по отношение на общата кореспонденция се прилага централизирана деловодна система. При централизираната деловодна система документалните процеси са съсредоточени на едно място, което създава предпоставки за наличие на оптимален документооборот и освобождава структурните звена от извършването на рутинни деловодни операции. „АКСТЪР – ОФИС“ е административна информационна система (АИС), която управлява целия документооборот, преминаващ през деловодството и ЦУИГ и го насочва към отговорните изпълнители /ръководство на община Димово, директори на дирекции, началници на отдели, експерти и специалисти/ в общинската администрация.
(3) Всички писмени молби и заявления на физически и юридически лица за административни услуги, извършвани от общинската администрация, се депозират и регистрират в ЦУИГ, ако услугата е изнесена там.
Чл. 22. Първоначалната деловодна обработка на входящите, изходящите и вътрешните ръководни документи се осъществява от технически сътрудник и включва следните операции:
1. Приемане на документи
2. Проверка на документите
3. Регистриране и класифициране на документите
4. Разпределение и предаване на документите по компетентност и направления
Чл. 23. (1) При приемането и проверката на документите се установява правилността на адресирането и съставянето им, както и наличността на описаните съпровождащи документи и приложения. Когато документът се внася от физическо лице, той трябва да е от негово име или да е упълномощено лице. Самоличността на вносителя се установява с валиден документ за самоличност.
(2) Кореспонденцията и съпровождащите документи, необходими за извършване на дадена услуга, се запазват в базата данни на автоматизираната деловодна система в електронен вид.
(3) Погрешно доставената кореспонденция – предназначена за друг получател, се връща неразпечатана на адресата.
(4) Поименно адресираната кореспонденция се предава на адресата неразпечатана и без да се регистрира.
Чл. 24. (1) Регистрирането на документите става с формиране на запис в автоматизираната деловодна система АКСТЪР-ОФИС.
(2) Не подлежат на регистрация в деловодната служба първичните документи на счетоводната, материалната и статистическата отчетност, писмата-покани, поздравителните писма и личната кореспонденция.
(3) Финансово – счетоводните и статистическите документи /с изключение на придружа-ващите ги писма/ се водят на отделен отчет при спазване на съответните нормативни изисквания.
(4) Договорите за обществени поръчки и сделки с юридически и физически лица се завеждат в специален регистрационен дневник и се съхраняват в досиета, заедно с всички принадлежащи документи от упълномощено длъжностно лице от Дирекция „АОФ“. Оригиналите от всички договори се съхраняват в деловодството.
(5) Договорите за отдаване под наем на общински поземлен и сграден фонд, за продажба на недвижими имоти и дълготрайни материални активи се завеждат в специални регистрационни дневници и се съхраняват от упълномощени длъжностни лица в Дирекция „УТ, ПП и МП“.
(6) Договорите за инвестиране на проекти и самите проекти се завеждат в специален регистрационен дневник и се съхраняват от упълномощено длъжностно лице в Дирекция „УТ, ПП и МП“.
(7) Копия от договорите по ал.4 и ал.5 се предоставят на Главния счетоводител, а копия от договорите по ал.5 се предоставят и на кметовете на кметствата или кметските наместници на населените места, в чиято територия се намира съответния поземлен или сграден фонд.
(8) Заповедите на Кмета на Общината се регистрират и съхраняват при Гл. специалист “ЧРД”.
Чл. 25. Класифицирането на документите се извършва чрез поставяне на съответстващите регистрационни индекси в автоматизираната деловодна система и чрез систематизирано съхраняване на регистрационно-контролната карта в регистрационно-справочна картотека по определените класифика¬ционни признаци.
Чл. 26. Регистрационните индекси в автоматизираната деловодна система се образуват от регистрационната схема, като преди индекса се добавя двубуквен код (ДВ), разграничаващ документа от останалите приемани в ЦУИГ.
Чл. 27. (1) Първоначалното регистриране на входящите документи се извършва в деня на тяхното получаване или постъпване, а на изходящата кореспонденция – в деня на подписването.
(2) При регистрирането на документите върху тях се вписва входящия или изходящия регистрационен номер и датата на регистриране.
(3) Ако по проблема, третиран в пристигналия или постъпилия документ има вече образувана преписка, в него освен поредния регистрационен номер се вписва и индекса на първоначалния документ – източник за образуване на преписката.
Чл. 28. (1) Предаването на документите на съответните длъжностни лица става всеки ден.
(2) Предаването на нормативни актове и на документи от висшестоящи ръководни органи с обозначение „бързо“, телеграми, факсове и електронни документи се предават на съответните длъжностни лица незабавно.
Чл. 29. (1) Ръководителите, към които са насочени подлежащи на резолиране входящи и организационно-разпоредителни документи, са длъжни да ги резолират в деня на тяхното получаване.
(2) Резолюцията се поставя върху самия документ и в автоматизираната деловодна система, ако е осигурен такъв достъп за съответното длъжностно лице. С резолюцията се определя задачата, отговорникът /респ.изпълнителят/ и срока за изпълнението. Тя трябва да съдържа датата на поставяне на резолюцията и подписа на резолиращото длъжностно лице.
(3) Когато с документа или резолюцията не е определен срок за изпълнение и при липса на нормативно установен срок, произтичащите от документа задачи се изпълняват в 7 /седемдневен/ срок.
(4) Когато срокът за изпълнение е определен в дни, без да е фиксирана крайната дата за изпълнение, той се изчислява в работни дни и започва да тече от първия работен ден след деня, в който е поставена резолюцията. Документът се предава на отговорника за изпълнение на задачата (или задачите) в деня на поставяне на резолюцията или най-късно през следващия работен ден.
(5) Когато с резолюцията са определени няколко отговорници или изпълнители, отговорен за създаване на организацията по изпълнението на задачата или задачите е длъжностното лице, посочено на първо място в резолюцията.
Чл. 30. Регистрацията на данни от резолюции изисква вписване в автоматизираната деловодна система и регистрационно-контролната карта и последващо насочване на документа по направление на резолюцията за сведение или изпълнение.
Чл. 31. Разпределението и разнасянето на входящата и изходяща кореспонденция се осъществява от технически сътрудник.
Чл. 32. (1) Крайната деловодна обработка на документите включва операции по приключване на преписките след получаването на данни за резултатите от изпълнението на задачите, поставени с резолюцията.
(2) При докладвано изпълнение на задачата в определения за това срок, регистрационно-контролната карта за съответния регистриран документ се изважда от сроковата картотека и се прехвърля в архивната, където се съхранява до края на календарната година – за справки и сведения. В автоматизираната деловодна система задачата се приключва.
(3) За всяко закъснение в срока за изпълнението на задачите длъжностното лице, осъществяващо сроков контрол, подава сигнал към Секретаря на Общината за съответно управленско въздействие.
Чл. 33. Справки по входящата и изходяща кореспонденция се извършват на място в деловодството или чрез заявка към електронната база в автоматизираната деловодна система. Изнасянето на документи се допуска само с изричното разрешение на Секретаря на Общината.
Чл. 34. (1) Достъп до информация и предоставяне на копия от документи по условията и реда на Закона за достъп до обществена информация, по който Общината е задължен субект, става след заявление по реда на закона. Заявлението се счита за валидно и в случаите, когато е направено по електронен път.
(2) Организацията по предоставянето на достъп до обществена информация се осигурява от Директор Дирекция АОФ, където се поддържат регистрите на постъпилите заявления.
(3) В случаите на отказан или ограничен достъп до обществена информация, отказът се аргументира с решение на комисия, в която влизат Секретаря на Общината, юридическия консултант и Директора на Дирекция АОФ. Решението за пълен или частичен отказ за предоставяне на достъп до обществена информация се връчва на заявителя срещу подпис или се изпраща по пощата с обратна разписка.
(4) Когато общинската администрация не разполага с исканата информация и няма данни за нейното местонахождение, в 14 /четиринадесет/ дневен срок се уведомява заявителя. Когато общинската администрация не разполага с исканата информация, но има данни за нейното местонахождение, в 14 /четиринадесет/ дневен срок от получаване на заявлението, същото се препраща към органа съхраняващ информацията, за което се уведомява заявителя.
(5) Задълженията по публикуване на информация, която представлява значителен обществен интерес в медиите се изпълняват текущо от ресорния зам.-кмет на общината, при спазване на принципа за максимална прозрачност. Периодично се актуализира информацията, публикувана на информационни табла.
(6) Ако разходите по предоставяне на обществена информация са значителни, заявителя заплаща стойността им по нормативните документи.
Чл. 35. Вписвания в Регистъра на административните структури и на актовете на органите на изпълнителната власт в wеb – сайта на Министерския съвет се извършват от упълномощено със заповед на Кмета на Общината длъжностно лице, в срок до 7 /седем/ работни дни след тяхното подписване.
Организация на документооборота в ЦУИГ

Чл. 36. Организацията на потока от документи в ЦУИГ се осъществява чрез Единна информационна система АКСТЪР ОФИС.
Чл. 37. Системата на документооборота обхваща всички услуги, предлагани от администрацията и осигурява достъп до всички регистри на общинско ниво при съобразяване с принципите за защита на личната и служебна информация.
Чл. 38. (1) Използват се регистри, съдържащи уникални идентификатори, както на административните звена, така и на видовете предлагани услуги (тематични документи), с оглед преминаване към структуриран обмен на документи.
(2) Входящият номер на всеки документ, завеждащ се автоматично от системата се състои от двуразряден буквен индекс, обозначаващ основната функция /раздела/ от номенклатурата; двуразряден цифров индекс, обозначаващ подфункции /дейности, видове услуги/ и пореден номер.
Чл. 39. Автоматизираната обработка на документооборота представлява форма за оптимална разпределеност на процедурите по преобразуване на информационните съвкупности, като тя се осъществява на основата на методи и средства от организационен, технико-технологичен и правно-нормативен характер и включва следните операции:
1.приемане на молби, заявления и искания;
2.проверка на всички необходими документи, приложени към заявлението (молбата);
3.регистрация на заявленията с входящ номер и дата.
РАЗДЕЛ ЧЕТВЪРТИ
Архивиране и съхраняване на документалния фонд на Общината
Чл. 40. Документалният фонд на Общината е съвкупност от всички документи, създадени в резултат от нейната дейност или постъпили отвън във връзка с тази дейност.
Чл. 41. (1) В деловодството се извършва текущото съхраняване на цялостната кореспон-денция на общинската администрация за съответната календарна година.
(2) Постъпилите в общината документи,собственост на клиента,се идентифицират,съхраняват и при необходимост се възстановяват по ред и в срок,определени в съответния закон.
Чл. 42. (1) Всички останали документи, възникващи в резултат от дейността и във връзка с осъществяването на функциите на структурните звена от общинската администрация, се съхраняват текущо от самите тях – до приключване на оперативната работа със самите документи, като същите се групират в дела, формирани по хронологичен или предметен признаци.
(2) При напускане на длъжностни лица със задължения по съхраняването на документи в съответното структурно звено се извършва приемо-предаване с протокол и по опис на делата.
Чл. 43. Делото представлява съвкупност от документи или отделен документ, съхранявани в отделна папка и отнасящи се към определен въпрос или група от въпроси, свързани с пряката дейност на съответното структурно звено. Делото съдържа документи с еднакъв срок на съхранение.
Чл. 44. (1) За организиране, съхраняване и използване на документите, с които е приключила текущата работа в Общината, се поддържа архив по дирекции.
(2) В архива на Общината се съхраняват следните видове документи, подлежащи на дългосрочно, и постоянно съхранение:
1. Всичките индивидуални административни актове на Кмета на Общината и на други овластени органи, без тези от текущата година;
2. Разплащателните ведомости на Общината и на ликвидираните общински учреждения и предприятия, както и на техните предшественици, само след предварително съгласуване с Териториалното поделение на Държавния архив;
3. Личните досиета на напусналите и освободени служители от общинската администрация и от ликвидирани общински учреждения и предприятия;
4. Счетоводните регистри и отчети и документите за данъчен контрол и финансов одит;
5. Регистрите за гражданското състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници, заявленията за постоянен и настоящ адрес и вторият екземпляр на издадените през годината удостоверения по гражданско състояние по данни от картотечния регистър на населението на Община Димово и приложена квитанция за внесена за съответната услуга такса, определена в Наредба №14.
6. Специализираните карти, общите и подробните устройствени планове, кадастралните регистри;
7. Протоколите на Общинския експертен съвет по устройство на територията;
8. Разрешенията за строеж;
9. Преписки по административни, граждански, наказателни и изпълнителни дела.
(3) За архива на Общината се осигуряват подходящи помещения с условия за приемане, съхраняване и използване на документите.
(4) За улесняването на работата с архивните фондове на Общината, същите се класифицират и съхраняват по схема, осигуряваща бърз достъп до архивните документи и материали.
Чл. 45. (1) Разплащателните ведомости на Общината и на ликвидираните общински учреждения и предприятия и личните досиета на служителите и работниците се съхраняват в отделно помещение, с условия за оперативна работа и прием на граждани.
(2) Разплащателните ведомости и личните досиета се съхраняват в продължение на 50 /петдесет/ години от датата на съставянето им.
(3) Достъпът и правата за работа с архивните документи се предоставя на упълномощено със заповед на Кмета на Общината квалифицирано длъжностно лице.
(4) Консултации на бивши и настоящи служители на Общината и на ликвидирани общински учреждения, предприятия и организации по въпроси, свързани с тяхното пенсиониране, се извършват в регламентирано приемно време.
(5) Документи за трудов стаж се издават след подаване на молба до архива в едномесечен срок.
Чл. 46. (1) Счетоводните регистри и отчети се съхраняват в специализиран счетоводен архив – в отделно помещение, достъп до което имат само упълномощени от Главния счетоводител длъжностни лица.
(2) Счетоводните регистри и отчети, както и документите за данъчен контрол и финансов одит се съхраняват в сроковете, предвидени в Закона за Счетоводството.
Чл. 47. Регистрите за гражданското състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес се съхраняват в специализиран архив на Дирекция “ГРАО”, организиран в отделно помещение, с условия за текуща работа с регистрите. Достъп до регистрите за гражданско състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес имат само длъжностните лица по гражданско състояние, определени със заповед на Кмета на Общината. Регистрите за гражданско състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес се съхраняват в специализирания архив на Дирекция “АОФ” в Общината 130 /сто и тридесет/ години от съставянето им, след което се предават в регионалното управление на Националния архивен фонд.
Чл. 48. (1) Към Дирекция „УТ, МП, ПП“ се поддържа специализиран архив за съхраняване и текущо ползване на картните материали, общите и подробни устройствени планове, кадастралните регистри, протоколите на Общинския експертен съвет по устройство на територията, издадените разрешения за строеж,удостоверения за въвеждане в експлоатация и проектна и екзекутивна документации.Същите се съхраняват безсрочно.
(2) Достъп до архива и права за работа с архивните материали и документи имат само длъжностни лица, упълномощени от Директора на Дирекция “УТ, МП, ПП” или Главният архитект на Общината.
(3) Ползването на архивни материали и документи от специализирания архив на Дирекцията, в т.ч. предоставянето на консултации и ползване на техническа документация от адвокати и вещи лица във връзка и по съдебни дела, става само с разрешение на Директорът на Дирекция “УТ, МП, ПП” или Главния архитект на Общината.
Чл. 49. (1) В края на всяка календарна година, но не по-късно от 30 юни на следващата година, в общинския архив се предават приключени документи и материали от деловодството и от структурни звена на общинската администрация, в които текущо се формират и съхраняват дела с документи и материали.
(2) Предаването на документите и материалите се извършва по описи на делата, формирани при текущата работа с тях и с приемно-предавателни протоколи.
(3) Входящ документ, по силата на който трябва да се извърши регистриране, вписване, поправка или допълване в регистрите с актове за гражданско състояние, става неразделна част от съответния акт по гражданско състояние и оригиналът му се съхранява по реда на чл. 47.
Чл. 50. (1) За съхранение, регистриране и използване на електронните документи в Община Димово отговаря определено със заповед на кмета длъжностно лице.
(2) ЕД (електронните документи ) се съхраняват в отделно архивохранилище, отговарящо на изискванията по Закона за Националния архивен фонд в продължение на 20 години.
(3) При напускане на служебния си пост, служителите задължително предават с протокол и опис намиращите се при тях ЕД на правоприемника си или на членовете на Постоянно-действащата експертна комисия.
Чл. 51. Унищожаването на документи от архивните фондове на Общината става само след разрешение на регионалните органи за управление на Националния архивен фонд и при спазване на Закона за защита на личните данни.
РАЗДЕЛ ПЕТИ
Работа с жалбите, сигналите и предложенията на гражданите

Чл. 52. Всички предложения, сигнали и жалби на граждани се регистрират в деловодството на Общинската администрация по общия ред на деловодната дейност.
Чл. 53. Анонимни жалби, сигнали и предложения не се регистрират и по тях не се образува административно производство.
Чл. 54. Сигналите и жалбите на гражданите не могат да се решават от длъжностните лица, срещу чиито действия са подадени, освен когато те приемат, че са основателни и ги уважат.
Чл. 55. (1) Установяването на фактите и обстоятелствата по подадени от гражданите сигнали и жалби се извършва от длъжностно лице в общинската администрация, на което от Кмета на Общината са делегирани такива специални правомощия.
(2) Длъжностното лице по предложенията, сигналите и жалбите извършва независима проверка по фактите и обстоятелствата, свързани с предложението, сигнала или жалбата за всички случаи, когато те не са приети като основателни от длъжностните лица, срещу които са подадени и ги докладва на Кмета и на Секретаря на Общината.
Чл. 56. Предложения, сигнали и жалби, подадени до общинската администрация, без да са от нейната компетентност, се препращат в 7 / седемдневен / срок до компетентния орган, освен ако има информация, че въпросът е отнесен и до него. За препращането на предложения, сигнали и жалби се уведомяват подателите им.
Чл. 57. Когато компетентните длъжностни лица от общинската администрация уважат сигнала или жалбата на гражданина, вземат незабавни мерки за отстраняване на допуснатите нарушения или неправилни действия, за което уведомяват подателя или други заинтересовани лица.
Чл. 58. При вземане на решение по сигнала или жалбата, то се извършва в писмена форма, с изключение на случаите, когато сигнала или жалбата се уважат изцяло и не се засягат права и законни интереси на други физически и юридически лица.
Чл. 59. Когато сигналът или жалбата не са уважени, се съобщават съображенията за това.
Чл. 60. Когато с решението по сигнала или жалбата се засягат права или законни интереси на други юридически и физически лица, решението се прави достояние и на тях.
Чл. 61. Решението по подаден сигнал или жалба се изпълнява в едномесечен срок от постано¬вяването му, с изключение на случаите, когато се налага по особено важни причини този срок да бъде удължен. Удължаването на срока може да стане само от органа постановил решението, но не може да бъде повече от 2/два/ месеца.
Чл. 62. Сигнали и жалби, подадени по вече решен въпрос, не се разглеждат, освен ако са във връзка с изпълнение на решението или се основават на нови факти или обстоятелства.
Чл. 63. Сигналите и жалбите, които не се разглеждат, се връщат на подателя, като се съобщават основанията за това.
Чл. 64. Производството по предложения, сигнали и жалби на граждани се прекратява с изпълнение на решението.
РАЗДЕЛ ШЕСТИ
Контрол по изпълнението на решенията и задачите
Чл. 65. Контролът по изпълнението на решенията и задачите се прилага по всички нива на възлагане и изпълнение, като се осъществява от всеки ресорен ръководител по отношение на подчинените му, и от Кмета на Общината по отношение на всички длъжностни лица в общинската администрация.
Чл. 66. Контролът по изпълнението на решенията и задачите включва следните действия:
1. Идентифициране на проблема, формулиране на задачата и определяне на срок за изпълнение;
2. Определяне на отговорник за изпълнение на задачата /поставяне на резолюция/;
3. Възлагане изпълнението на задачата /поставяне на резолюция/ на конкретен изпълнител или изпълнители;
4. Поставяне решаването на задачата на отчет;
5. Отчитане изпълнението на задачата;
6. Снемане на решението и на задачата от отчет.
Чл. 67. Идентифицирането на проблема, формулирането на задачата, определянето на срокове за изпълнение и начина на докладване на изпълнението се извършват от съответния резолиращ по йерархията на управление. Промяна в срока за изпълнение може да прави само възложителя.
Чл. 68. Промяна в срока за изпълнение на задачата може да се иска и от изпълнителя, но само с мотивирано писмено обяснение за причините, които възпрепятстват или са възпрепятствали изпълнението.
Чл. 69. Изпълнението на задачата се възлага само на един отговорник и на един или няколко изпълнители от по-ниско управленско ниво, като изпълнителите могат да бъдат в зависимост от характера на задачата от различни структурни звена и на различно ресорно подчинение. При възлагане на задачата възложителят дава устни или писмени указания на отговорника или на изпълнителите относно реда, начина и изискванията за изпълнението. При наличие на необходимите условия резолиращия отразява задачата и в автоматизираната деловодна система, като записва в нея формулирания текст на резолюцията, кой е изпълнител и срок за изпълнението. Резолюции могат да се възлагат до 4 нива надолу по йерархията до достигане на изпълнителите.
Чл. 70. Техническият сътрудник поддържат ресорна картотека за възникналите и поставените задачи и изискват от изпълнителите текуща информация за процеса на тяхното изпълнение и за резултатите от изпълнението.
Чл. 71. Отчитането на изпълнението на задачите се извършва лично от изпълнителите и отговорниците в устна или писмена форма – преди или в деня на изтичане на срока, последователно по веригата на служебната йерархия. В определени от ресорния ръководител случаи отчитането на изпълнението на задачите може да се извършва на определен период от време – седмица или месец.
РАЗДЕЛ СЕДМИ
Административно – наказателна отговорност
Чл. 72. Отговорниците и изпълнителите от всички управленски нива, на които се възлага изпълнението на решения и задачи носят лична отговорност пред прекия си ръководител.
Чл. 73. Кмета на Общината може да налага със свои заповеди наказания, съобразно разпоредбите на Кодекса на труда и Закона за държавния служител на служители от общинската администрация, които системно не изпълняват възложени задачи или не са изпълнили една или повече особено важни задачи, произтичащи от изискванията на тази инструкция и са във връзка с преките им служебни задължения.
ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 1. “Обществено значима информация” представляват информацията за правомощията и актовете на органите на местно самоуправление – Общинския съвет и Кмета, информацията за текущата дейност на общинската администрация и за видовете административни услуги, осигурявани на населението, указанията за процедурните правила по които гражданите на общината могат да участват във формиране на политиката и нормативно-творческия процес на Общинския съвет.
§ 2. Повторно е нарушението, извършено в 1 /едногодишен/ срок от влизане в сила на наказание за същото по вид нарушение.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 1. Разпоредбите на тази инструкция са задължителни за всички длъжностни лица от общин¬ската администрация и влизат в сила след утвърждаването й от Кмета на Община Димово.
§ 2. Контролът по прилагането и спазване на разпоредбите на инструкцията се осъществява от Секретаря на Община Димово и Директора на Дирекция АОФ.
§ 3. Инструкцията за документационната и деловодните дейности в общинската администрация се издава на основание чл.44, ал.1, т.8 от ЗМСМА, чл. 5а от ЗА, чл. 41 от ЗНАФ във връзка с чл.8 от Устройствения правилник на общинската администрация на Община Димово и Заповед № РД-02-101 / 12.02.2020 год. на Кмета на Община Димово и отменя същата, утвърдена през 2005 г.

ИЗГОТВИЛ:
СЕКРЕТАР:……………………….
/Любослава Йорданова/

СЪГЛАСУВАЛ:
Директор Дирекция АОФ: ………………………
/Михаела Михайлова/