Нормативни актове
Организация на административното обслужване

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община Димово служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.
Чл.2. Административното обслужване в Община Димово се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК), Наредба за общите правила на организацията на административното обслужване и Хартата на клиента на Общината.
Чл.3. /1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Димово .
/2/ "Административна услуга" е:
1. издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
2. издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
3. извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
4. консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административно правен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
5. експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.4. (1) Административното обслужване в Община Димово се осъществява чрез "Център за услуги и информация на гражданите", обозначен с указателни табели на български и английски език и разположен в сградата на Общината с адрес ул. „Г. Димитров" № 137.
(2) Административното обслужване в Община Димово се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в Общината и съответните институции и организации при извършване на интегрирани административни услуги.
Чл.5. (1)Освен герба на Община Димово, задължително се използват логото и слога на държавната администрация при:
1. изготвяне на всички информационни материали;
2. изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационни табла, на интернет страницата.
(2) Използването на логото и слога на държавната администрация не изключва при определени случай да се използват и други символи на Общината
Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.
Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в Хартата на клиента и оповестени чрез интернет страницата на Община ДИМОВО, на информационното табло и брошурите за услуги
Чл.8. (1) Работното време за работа с клиенти в Центъра за услуги и информация е от 08.00 до 12.00 часа и от 13.00 до 17.00 часа всеки работен ден.
(2) Времето и часовете за почивка на служителите, работещи в ЗУИГ се определя със заповед на Кмета на общината, по предложение на Директора на дирекция АОФ"

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.9. (1) Административното обслужване в общинската администрация се осъществява при спазване на следните задължителни стандарти за качество:
1. при изпълнение на служебните си задължения всеки служител в общинската администрация задължително носи отличителен знак със снимка и данни за имената, длъжността, администрацията и дирекцията към която принадлежи;
2. служителите в администрацията задължително се интензифицират чрез собственото и фамилното си име при водене на телефонни разговори;
3. срокът за отговор на запитвания, постъпили по пощата и по електронната поща е 7 дни, а в случаите, когато е необходима проверка на място или становище на друг административен орган - 14 дни;
4. времето за чакане при получаване на информация и/или обработване на документи във връзка са искана услуга при посещение на ЦУИГ е не повече от 20 минути;
5. в ЦУИГ и помещенията, където се осъществява административното обслужване се осигуряват места за сядане и подходящи условия за възрастни хора, бременни жени и хора с увреждания.
Чл. 10. (1) Информация за реда, организацията и видовете услуги извършвани от общинската администрация се осигурява от ЦУИГ. Тя може да бъде получена:
1. на място от служителите на ЦУИГ, намиращ се в партерния етаж на сградата на общината;
2. на телефон 09341 261;
3. на интернет адрес ..........................
4. от информационните табла
(2) Информацията за административното обслужване трябва да бъде:
1. Ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
2. достъпна за хора с увреждания;
3. без абревиатури, съкращения и поправки.
(3) Образци на заявления /искания/ за предоставяне на административни услуги са на разположение
1. в ЦУИГ;
2. на интернет адрес..........................с възможност за изтегляне и попълване.
Чл. 11. (1) Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизането в сила на промените в нормативните актове;
(2) актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства - брошури, диплянки, информационни табла, интернет страница на общината;
(3)наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги,/СУНАУ/ утвърден със заповед на Министъра на държавната администрация и административната реформа;
(4) организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на Директорите на дирекции на , съгласувана и одобрена от ръководството на общината.

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО.
Чл.12. (1) При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите, когато това не е в противовес на законодателството в Република България.
(2) Искането за извършване на услуга, която изисква междуведомствено обслужване /съгласуване/ се подава /регистрира/ от служителите в ЦУИГ, а административното обслужване се извършва с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на Секретаря на Общината.
(3) Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена на общината, заявителят подава единствено искане в ЦУИГ, което се придвижва изпълнението по служебен ред.
(4) При обективна невъзможност за извършване на интегрирана услуга чрез междуведомствено сътрудничество, заявителят подава искане, адресирано до кмета на общината, в което заявява изричното си съгласие за предоставяне на личните си данни, относно снабдяване по служебен на документи, издавани от друга администрация.
Чл.13. (1) Взаимодействието между структурните звена в общината за осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях действия се описват в технологични карти на процесите.
(2) Технологичните карти на процесите се изготвят за всяка административна услуга и се одобряват от Кмета на Общината.


V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ.
Чл.14. (1) За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите ангажирани с административно обслужване на гражданите , ръководителите и служителите в структурните звена в Община Димово с длъжни:
1. да подават в 3-дневен срок в ЦУИГ и другите служители всички настъпили промени за актуализация на информационните масиви в звеното за административно обслужване;
2. да подават информация за предстоящи търгове и конкурси, както и сроковете за приемане на оферти по тях в „Център за услуги и информация на гражданите";
3. да подпомагат служителите от звената за административно обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;
(2) Служителите от звената за административно обслужване могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Община Димово, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.
Чл.15. (1) Служителите от „Център за услуги и информация на гражданите", приемат всички необходими документи за изпълнение на административни услуги и предават готовите документи на физически, юридически лица, организации и други институции.
(2) Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:
1. да обработват материалите веднага след получаването им и да ги предадат в нормативно определения по резолюция срок;
2. след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно Закон за националния архивен фонд;
3. да връщат незабавно погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
4. да предоставят за регистрация преписките при предаването им от
едно структурно звено в друго;
5. да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
6. да информират прекия си ръководител и ползвателя на административни услуги, за причините, налагащи удължаване на срока;
7. при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на своя заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
8. при напускане на работа да предадат с протокол всички служебни документи на прекия си ръководител;
9. на всяка входяща преписка се попълва точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер), трите имена на подателя или наименование на учреждението) и входящ номер.
10. да подават документите за експедиция с точен адрес (ПК, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя) наименование на учреждението и входящия номер на писмото, на което се отговаря.
Чл.16. Ръководителите на структурни звена са длъжни:
1. да отразяват резолюцията към конкретен изпълнител в електронната система за регистрация и контрол на документооборота "Акстър-офис";
2. да контролират вътрешното движение на документите в звеното и тяхното изпълнение в съответствие със зададените срокове на административните услуги;
3. да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
4. да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства независимо от причината, както и при напускане на служител да изискват предаване с протокол на служебната документация.
Чл.17. След като се заведат и регистрират чрез електронната система за регистрация и контрол на документооборота, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.
Чл.18. (1) Кметът, Заместник кмета и Секретаря на Общината преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции, или други служители в Общинска администрация.
(2) Директорите на дирекции възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.
(3) Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение. Освен резолюцията се изписва датата на резолиране и подпис на резолиращия.
Чл.19. (1) Резолираните документи се предават в деловодството за изпращане до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията. Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в деловодната система "Акстър-Офис"на Община Димово.
(2) Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.
(3) Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.
(4) Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.
(5) Когато задачата е възложена на повече от един изпълнители, становището или отговорът се подготвя съвместно, като всеки се произнася по неговата компетентност. В този случай, всички се подписват за съставители.
Чл.20.(1) Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от Кмета на Общината. При негово отсъствие тази дейност се прави от Заместник кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА от определеното със Заповед на Кмета лице.
(2) При представяне на документ за подпис, същият предварително се съгласува с ресорния директор на дирекция, като се прилага и искането /жалбата или преписката/, по повод на които е съставен.
(3) След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ
Чл.21.(1) Общинската администрация приема писмено подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги.
(2) потребителите на административни услуги могат да се представляват лично или от други лица чрез нотариално заверено пълномощно.
(3) Писмените искания се регистрират съгласно Инструкцията за деловодната дейност.
(4) Исканията внесени устно се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрира по общия ред;
(5) Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в общинската администрация.
(6) За искания, подадени по пощата, вкл. и по електрокарната поща в извън работно време сроковете за вземане на решение от администрацията започват да се броят от следващия работен ден.
Чл.22.(1) Общинската администрация изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на "бързи" и "експресни" услуги, посочени в Наредба за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги и права на територията на Община Димово.
(2) Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредба за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги и права на територията на Община Димово.
Чл.23. При работа с клиенти служителите от отделите на общинската администрация спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в Община Димово със Система за финансово управление и контрол и Хартата на клиента.
Чл.24. (1) Общинската администрация създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:
1. анкетна карта за удовлетвореността на гражданите от обслужването им в общинската администрация;
2. пощенски кутии за сигнали на граждани и сигнали за корупция във фоайето на входа на "Център за услуги и информация на граждани";
3. подаване на сигнали за корупция on-line чрез официалния сайт на Общината.
/2/ проучване и измерване удовлетвореността на потребителите не
по-малко от веднъж годишно, съгласно методология, утвърдена от Министъра на държавната администрация и административната реформа;
(3) Резултатите от анализираната информация се обсъждат и оповестяват пред обществеността;
(4) В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват публично.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ.
Чл.25. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.
Чл.26. (1) Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:
1.Кмет;
2.Заместник-кмет;
3.Секретар;
4. Директори на дирекции.
(2) Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите - физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им в съответната дирекция или чрез подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.
Чл.27. (1) Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.
(2) Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.
(3) Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.
(4) При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи.
Чл.28. Всички дейности по предоставяне на административни услуги, от регистрацията на документите до предаването им за архивиране се извършват съгласно настоящите правила и Инструкция за деловодната дейност.

VIII. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ.
§1. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.
§2. Контролът по спазване на клаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от Секретаря на Общината.
§3. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбата за общите правила за организацията на административното обслужване.
§4. Вътрешните правила за организацията на административното обслужване са утвърдени със заповед № / 2009г. на Кмета на Община Димово и се обявяват по реда на чл.28, ал.2 от АПК.

 

Предстоящо
25
Яну
Редовно заседание на ОбС-Димово №7
23
Фев
Обществени поръчки
- За обособена позиция №1 „Повишаване нивото на енергийна ефективност на ОУ "Димитър Благоев"” – село Гара Орешец, община Димово;  - За обособена позиция №2 „Повишаване нивото на енергийна ефективност на ЦДГ "Снежанка” – село Гара Орешец, община Димово;  - За обособена позиция №3 „Повишаване нивото на енергийна ефективност на ОДЗ "Кокиче”” – село Арчар, община Димово  
21
Юни
  Открита процедура по реда на чл. 14, ал. 3, т. 2  във връзка с чл.101а от Закон за обществените поръчки (ЗОП) с предмет: ”Доставка на  готова храна по предварителна заявка за учениците на СОУ „Христо Ботев” – село Арчар”    
04
Юли
Избор на изпълнител за осъществяване на строително-монтажни работи на път VID 2091/II-11, Ботево-Арчар-Държаница, част от общинската пътна мрежа
27
Юли