Нормативни актове
Инструкция за документационната и деловодната дейности

(На основание Чл. 7 И Чл. 8 ОТ Закона за административното обслужване
на физическите и юридическите лица)

2005 година

РАЗДЕЛ ПЪРВИ
Общи положения
Чл. 1.(1)Тази инструкция урежда организацията и технологията за осъществяване на деловодната дейности, документооборота и изпълнението на задачите в общинската администрация и цели осигуряването на:
1.Висока ефективност, единна организация и оперативност на управленската и документационната дейност;
2. Високо качество на съставянето на документите;
3. Унифицирано съставяне, оформяне и обработване на документите;
4. Взаимна връзка и взаимозависимост между документите, свързани с определени управленски или стопански процеси;
5. Висока интеграция и автоматизация на информационните процеси;
6. Класификация и систематизация на входящата и изходящата кореспонденция;
7. Ефективност на информационно-справочната дейност;
8. Ефективен текущ контрол по изпълнението на решенията и задачите.
(2) Организацията на деловодната дейност и съхранението на документите в Общината се извършва съобразно:
1. Закона за Държавния архивен фонд и Правилника за прилагането му;
2. Наредба едно за класифицирането, научно-техническата обработка, съхранението и използването на документите в учрежденията, предприятията и организациите;
3. Единната държавна система за деловодство;
4. Указа за печатите;
5. Закона за предложенията, жалбите и молбите;
6. Закона за административното обслужване на физически и юридически лица;
7. Индивидуалната номенклатура на делата със срокове за съхранение
Чл. 2. (1)Инструкцията не са прилага за работата с документите и информацията с поверителен характер;
(2) извън предмета на настоящата инструкция са финансово-счетоводната и техническата документация, с изключение на нейното съхранение, за което се прилага настоящата инструкция
Чл. 3. Изпълнението на разпоредбите на тази инструкция е задължително за всички длъжностни лица в общинската администрация.
Чл. 4. Ръководството и контрола по оформянето на документите и организацията на работа с документите се осъществява от Секретаря на Общината и Директора на дирекция "Административно обслужване и финанси".
Чл. 5. Под документи в инструкцията се разбират:
1. Нормативни актове и други ръководни документи на висшестоящи органи и организации -укази, постановления, разпореждания, наредби, решения, инструкции и други;
2. Организационно - разпоредителни документи - Наредби и решения на Общинския съвет, програми, заповеди и указания;
3. Справочно - информационни документи - доклади, информации, отчети, протоколи, писма и справки;
4. Документи за извършени или извършващи се сделки - инвестиционни проекти, договори, актове за собственост, тръжна документация;
5. Общи и подробни устройствени планове и кадастрални регистри;
6. Предложения, сигнали, жалби и искания на юридически и физически лица;
7. Молби и заявления за административни услуги;
8. Критични публикации в средствата за масово осведомяване и общественозначими предложения;
9. Документи от общ характер - писма, телеграми, факсове и електронни съобщения.
10. Заявления за достъп до информация по Закона за достъп до обществена информация.
11. Заявления по реда на закона за защита на личните данни.
Чл. 6. Документационната дейност е комплекс от технически и технологични операции по регистрирането и работата с документите в процеса на осъществяване на управленските и обслужващи функции на общинската администрация. Тя обхваща документалните процеси в пълния им цикъл от създаването или получаването на документите, тяхното оформяне и редактиране, размножаване, регистриране, класифициране, предаване и необходимия сроков контрол върху изпълнението на задачите, както и текущото и архивно съхранение на документите.
Чл. 7. Необходимите организационно-технически средства за организиране и осъществяване на документационната дейност се определят в зависимост от използваната технология - ръчна, автома¬тизирана или съчетаване на двете технологии.
Чл. 8. При напускане на служители, на които е възложено да съхраняват документи, предаването на документите на друго длъжностно лице се извършва с протокол, подписан от двете страни и директора на съответното дирекция..
Чл. 9. Използването на документи и служебна информация за публикации в средствата за масово осведомяване и за други публични цели се допуска само с разрешение на Кмета на общината и съгласувано със Секретаря на Общината .

РАЗДЕЛ ВТОРИ
ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ

Чл. 10. Съставянето на документите е процес, при който се определя съдържанието на документите. Текстът на документите се формулира при спазване на специфичните изисквания за съставянето му, граматическите правила на българския език и общите правила на административно-учрежденския стил и управленската култура.
Чл. 11. При съставянето на документите не се допуска разкъсване на абзац, чрез пренасяне на част от текста на абзаца на следваща страница, както и наличие на заглавие в края на страницата, без към него да са написани поне два реда, за да не се нарушава логическата връзка между заглавието и текста.
Чл. 12. (1) Оформянето на документите е техническа дейност, която се осъществява в съответствие с действащите български стандарти.
(2) Документите се оформят в зависимост от техния вид и предназначение -заповеди, решения, указания, доклади, програми, информация, отчети, протоколи, служебни писма, списъци, описи, справки и други.
(3) Оформянето на други видове документи се регламентира със специални разпоредби.
Чл. 13. Вътрешните устройствени и регламентиращи документи се утвърждават от Кмета на Общината.
Чл. 14. (1) Към представените за подпис документи, длъжностното лице - съставило документа, прилага и съпровождащи документи /ако има такива/, по повод на които е съставен основния документ.
(2) Проекти за заповеди и предложения се представят на Кмета на Общината с обяснителна записка, в която се аргументира необходимостта от съставянето им.
(3) Когато към основния документ не са приложени съпровождащи документи и аргументации, на втория екземпляр на основния документ - пред длъжността, името и подписа на съгласувалите документа длъжностни лица, към реквизита „Изготвил" се поставят длъжността, името и подписа на длъжностното лице, съставило документа.
(4) Представените за подпис от Кмета на Общината документи се съгласуват задължително с прекия ресорен ръководител, трудовите и граждански договори и с главния юрисконсулт, а когато касаят разходване на финансови средства с финансовия контрольор и главния счетоводител. Съгласуването на представените документи се извършва с полагането на подписи на съгласуващите длъжностни лица върху втория екземпляр на документа.
(5) При оформлението на документа да се съблюдава правилото - подписите на длъжностните лица да се разполагат в първата половина на страницата и по реда на мястото, което заемат в служебната йерархия.
(6) Подписът върху документа се състои от наименованието на длъжността на подписващия, неговия личен подпис и разшифровката на личния подпис /в скоби се изписват личното име и фамилията/.
Чл. 15. (1) Оригиналните изходящи документи се съставят и оформят на бланка, която съдържа герба и името на Общината, както и данни за кореспонденция и контакти - пощенски код, административен адрес, телефони, факс и електронен адрес..
(2) Изходящите документи носят подписа на Кмета на Общината, с изключение на специални случаи, в които той делегира такива правомощия и на други длъжностни лица от ръководството на Общината.
(3) Изходящите документи, изпратени в отговор на вече образувана преписка се извеждат към регистрационния индекс на образуваната преписка с датата на извеждане.
Чл. 16. Документите, които са препис или копие на оригиналния документ носят обозначението "Препис" или "Копие", поставено в горния ляв ъгъл на първата страница на документа. Обозначението "Вярно с оригинала" се поставя /когато това е необходимо/ на всяка страница на документа, придружено с дата, подпис и печат на удостоверяващия, а на последната страница подписът да е придружен от длъжността и имената /собствено и фамилно/ на удостоверяващия.
Чл. 17 (1) Заверен препис от документ се издава на външни юридически и физически лица, само след писмено искане и в съответствие със закона.
(2) Заверяването на преписи от документи се извършва по компетентност от директорите на дирекции, началниците на сектори или от упълномощени от тях други длъжностни лица.
(3) Верността на преписа с оригинала се удостоверява с подпис на длъжностното лице, което съхранява оригиналния документ.
(4) Копия и преписи от документи по реда и условията на Закона за достъп до обществена информация се предоставят без заверка "Вярно с оригинала" и "Вярно".
Чл. 18. За поверителните документи, в горния десен ъгъл на първата страница се записва степента на поверителност - строго секретно или секретно. Когато документът или материалът трябва да се получат лично, под отразената степен на поверителност се вписва "Лично".
Чл. 19. Секретарят на Общината определя длъжностни лица за размножаване на документи за служебно ползване.
Чл. 20. (1) Печатите се съхраняват и ползват срещу подпис от длъжностни лица, определени със заповед на Kмета на Общината.
(2) Печатите се водят на отчет в специална книга, която се поддържа и съхранява при Секретаря на Общината;.
(3) Подпечатват се само документи, подписани от Кмета на Общината и служителите на общинската администрация, които имат такива делегирани правомощия от Kмета. Печатът се поставя върху част от длъжността на подписващия и върху част от неговия подпис.

РАЗДЕЛ ТРЕТИ
ОРГАНИЗАЦИАЯ НА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл. 21. (1) Деловодната дейност в общинската администрация е елемент на документационната дейност и обхваща осъществяването на следните основни действия:
1. Първоначална деловодна обработка
2. Регистрация на данни от резолюции
3. Крайна /окончателна/ деловодна обработка
(2) За деловодната дейност по отношение на общата кореспонденция се прилага централизирана деловодна система. При централизираната деловодна система документалните процеси са съсредоточени на едно място, което създава предпоставки за наличие на оптимален документооборот и освобождава структурните звена от извършването на рутинни деловодни операции.
(3) Всички писмени молби и заявления на физически и юридически лица за административни услуги, извършвани от общинската администрация, се депозират и регистрират в ЦУИГ.
Чл. 22. Първоначалната деловодна обработка на входящите, изходящите и вътрешните ръководни документи се осъществява от гл. специалист „Техническо и административно обслужване" и включва следните операции:
1. Приемане на документи
2. Проверка на документите
3. Регистриране и класифициране на документите
4.Разпределение и предаване на документите по компетентност и направления
Чл. 23. (1) При приемането и проверката на документите се установява правилността на адресирането и съставянето им, както и наличността на описаните съпровождащи документи и приложения. Когато документът се внася от физическо лице, той трябва да е от негово име или да е упълномощено лице. Самоличността на вносителя се установява с валиден документ за самоличност.
(2) Кореспонденцията и съпровождащите документи, необходими за извършване на дадена услуга, се запазват в базата данни на автоматизираната деловодна система в електронен вид.
(3) Погрешно доставената кореспонденция - предназначена за друг получател, се връща не разпечатана на адресанта.
(4) Поименно адресираната кореспонденция се предава на адресанта не разпечатана и без да се регистрира.
Чл. 24. (1) Регистрирането на документите става с формиране на запис в автоматизираната деловодна система и с дублирано попълване на регистрационно - контролна карта за всеки документ.
(2) Не подлежат на регистрация в деловодната служба първичните документи на счетоводната, материалната и статистическата отчетност, писмата-покани, поздравителните писма и личната кореспонденция.
(3) Финансово - счетоводните и статистическите документи /с изключение на придружа¬ващите ги писма/ се водят на отделен отчет при спазване на съответните нормативни изисквания.
(4) Договорите за поръчки и сделки с юридически и физически лица и гражданските договори се завеждат в специален регистрационен дневник и се съхраняват в досиета, заедно с всички принадлежащи документи. Оригиналите от всички договори се съхраняват от Директора на дирекция „АОФ"..
(5) Договорите за инвестиране на проекти и самите проекти се завеждат в специален регистрационен дневник и се съхраняват от Директора на Дирекция "Устройство на територията".
(6) Заповедите на Кмета на Общината се регистрират и съхраняват при Гл. специалист "Човешки ресурси и деловодство".
Чл. 25. Класифицирането на документите се извършва чрез поставяне на съответстващите регистрационни индекси в автоматизираната деловодна система и чрез систематизирано съхраняване на регистрационно-контролната карта в регистрационно-справочна картотека по определените класифика¬ционни признаци.
Чл. 26. Регистрационните индекси в автоматизираната деловодна система се образуват от регистрационната схема. Преди документите приемани във Фронт офиса се добавя код (Д), разграничаващ ги от останалите.
Чл. 27. (1) Първоначалното регистриране на входящите документи се извършва в деня на тяхното получаване или постъпване, а на изходящата кореспонденция - в деня на подписването.
(2) При регистрирането на документите върху тях се вписва входящия или изходящия регистрационен номер и датата на регистриране.
(3) Ако по проблема, третиран в пристигналия или постъпилия документ има вече образувана преписка, в него освен поредния регистрационен номер се вписва и индекса на първоначалния документ - източник за образуване на преписката.
Чл. 28. (1) Предаването на документите на съответните длъжностни лица става всеки ден.
(2) Предаването на нормативни актове и на документи от висшестоящи ръководни органи с обозначение "бързо", телеграми, факсове и електронни документи се предават на съответните длъжностни лица незабавно срещу подпис.
Чл. 29. (1) Ръководителите, към които са насочени подлежащи на резолиране входящи и организационно-разпоредителни документи, са длъжни да ги резолират в деня на тяхното получаване.
(2) Резолюцията се поставя върху самия документ и в автоматизираната деловодна система, ако е осигурен такъв достъп за съответното длъжностно лице. С резолюцията се определя задачата, отговорникът /респ.изпълнителят/ и срока за изпълнението. Тя трябва да съдържа датата на поставяне на резолюцията и подписа на резолиращото длъжностно лице.
(3) Когато с документа или резолюцията не е определен срок за изпълнение и при липса на нормативно установен срок, произтичащите от документа задачи се изпълняват в 7 /седемдневен/ срок.
(4) Когато срокът за изпълнение е определен в дни, без да е фиксирана крайната дата за изпълнение, той се изчислява в работни дни и започва да тече от първия работен ден след деня, в който е поставена резолюцията. Документът се предава на отговорника за изпълнение на задачата (или задачите) в деня на поставяне на резолюцията или най-късно през следващия работен ден.
(5) Когато с резолюцията са определени няколко отговорници или изпълнители, отговорен за създаване на организацията по изпълнението на задачата или задачите е длъжностното лице, посочено на първо място в резолюцията.
Чл. 30. Регистрацията на данни от резолюции изисква вписване в автоматизираната деловодна система и регистрационно-контролната карта и последващо насочване на документа по направление на резолюцията за сведение или изпълнение.
Чл. 31. Разпределението и разнасянето на входящата и изходяща кореспонденция се осъществява от Гл. специалист „Техническо и административно обслужване". Приемането и придвижването на молбите и заявленията, касаещи обслужването на граждани и фирми до дирекциите, в които се извършват услугите, се осъществява от служителите в ЦУИГ.
Чл. 32. (1) Крайната деловодна обработка на документите включва операции по приключване на преписките след получаването на данни за резултатите от изпълнението на задачите, поставени с резолюцията.
(2) При докладвано изпълнение на задачата в определения за това срок, регистрационно-контролната карта за съответния регистриран документ се изважда от сроковата картотека и се прехвърля в архивната, където се съхранява до края на календарната година - за справки и сведения. В автоматизираната деловодна система задачата се приключва.
(3) За всяко закъснение в срока за изпълнението на задачите длъжностното лице, осъществяващо сроков контрол, подава сигнал към Секретаря на Общината за съответно управленско въздействие.
Чл. 33. Веднъж в месеца /до трето число на следващия месец/ Гл. специалист „Техническо и административно обслужване"подготвят и представят обобщена справка за регистрираната входяща и междинна кореспонденция, за насочените резолюции по ресори и направления, за просрочените задачи по ресори и направления и за приключените към момента преписки. Същата информация се предоставя и от младши експерт „Информационно обслужване" в ЦУИГ.
Чл. 34. Справки по входящата и изходяща кореспонденция се извършват на място или чрез заявка към електронната база в автоматизираната деловодна система. Изнасянето на документи се допуска само с изричното разрешение на Кмета, Зам.кмета или Секретаря на Общината.
Чл. 35. (1) Достъп до информация и предоставяне на копия от документи по условията и реда на Закона за достъп до обществена информация, по който Общината е задължен субект, става след заявление по реда на закона. Заявлението се счита за валидно и в случаите, когато е направено по електронен път.
(2) Организацията по предоставянето на достъп до обществена информация се осигурява от Гл. специалист „Техническо и административно обслужване" където се поддържат регистрите на постъпилите заявления.
(3) В случаите на отказан или ограничен достъп до обществена информация, отказът се аргументира с решение на комисия, в която влизат Секретаря на Общината, юриста на Общината и Директора на дирекция „АОФ"". Решението за пълен или частичен отказ за предоставяне на достъп до обществена информация се връчва на заявителя срещу подпис или се изпраща по пощата с обратна разписка.
(4) Когато общинската администрация не разполага с исканата информация и няма данни за нейното местонахождение, в 14 /четиринадесет/ дневен срок се уведомява заявителя. Когато общинската администрация не разполага с исканата информация, но има данни за нейното местонахождение, в 14 /четиринадесет/ дневен срок от получаване на заявлението, същото се препраща към органа съхраняващ информацията, за което се уведомява заявителя,
(5) Задълженията по публикуване на информация, която представлява значителен обществен интерес в медиите се изпълняват текущо при спазване на принципа за максимална откритост, под непосредствения контрол на Зам. Кмета на Общината.
(6) Ако разходите по предоставяне на обществена информация са значителни, заявителя заплаща стойността им по нормативите, определени със Заповед № 10 от 10.01.2001г. на Министъра на финансите, чиято стойност не може да превишава материалните разходи по предоставяне на информацията.
Чл. 36. Вписвания в Регистъра на административните структури и на актовете на органите на изпълнителната власт в wеb - сайта на Министерския съвет се извършват от упълномощени със заповед на Кмета на Общината длъжностни лице в срок до 7 /седем/ работни дни след тяхното подписване.

ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОЦУИГ

Чл. 37. Организацията на потока от документи в ОЦУИГ се осъществява чрез Единна информационна система за общинско управление и контрол по изпълнението на административните услуги.
Чл. 38. Въведената в администрацията система за един "вход" и един "изход" на документите подлежи на обогатяване и доразвиване при гарантирана защита на данните.
Чл. 39. (1) Осъществява се трансформация на архивни документи от хартиен носител в електронен /цифров/ документ.
(2) Електронен документ е проектиран по форма и съдържание информационен носител, който се създава и разпространява в една нова медия, а именно компютърните системи и комуникационните мрежи.
(3) Електронният документ е материален носител на информация и е юридическо основание за правомерния характер на осъществяваната административна услуга.
Чл. 40. Системата на документооборота обхваща всички услуги, предлагани от администрацията и осигурява достъп до всички регистри на общинско ниво при съобразяване с принципите за защита на личната и служебна информация.
Чл. 41. (1) Използват се регистри, съдържащи уникални идентификатори, както на административните звена, така и на видовете предлагани услуги (тематични документи), с оглед преминаване към структуриран обмен на документи.
(2)Входящият номер на всеки документ, завеждащ се автоматично от системата се състои от двуразряден буквен индекс, обозначаващ основната функция /раздела/ от номенклатурата; двуразряден цифров индекс, обозначаващ подфункции /дейности, видове услуги/ и пореден номер.
Чл. 42. Автоматизираната обработка на документооборота представлява форма за оптимална разпределеност на процедурите по преобразуване на информационните съвкупности, като тя се осъществява на основата на методи и средства от организационен, технико-технологичен и правно-нормативен характер и включва следните операции:
1.приемане на молби, заявления , искания и жалби;
2.проверка на всички необходими документи, приложени към заявлението (молбата);
3.регистрация на заявленията с входящ номер и дата.
Чл. 43. Изграждане и съгласуване на вътрешни правила и процедури в местната администрация за определяне на маршрутите на служебните преписки по съответната административна йерархия (нива).

РАЗДЕЛ ЧЕТВЪРТИ
АРХИВИРАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ ФОНД НА ОБЩИНАТА
Чл. 44. Документалният фонд на Общината е съвкупност от всички документи, създадени в резултат от нейната дейност или постъпили отвън във връзка с тази дейност.
Чл. 45. (1)Текущото съхраняване на входящата кореспонденция на общинската администрация за съответната календарна година се осъществява от съответните структурни звена, заедно с документацията възникваща в резултат от дейността на общинската администрация, като същите се групират в дела, формирани по хронологичен или предметен признаци.
(2) Изходящата кореспонденция се съхранява при Гл. специалист „ТАО", в хронологичен ред на записване.
(3) В ЦУИГ към заявлението на извършване на определена услуга се прикачва копие от издадения документ. Така оформен документа се архивира.
(4) ЦУИГ разполага със собствен архив, в който се архивира цялата кореспонденция по хронологичен и предметен принцип.
Чл. 46. (1) Всички останали документи, възникващи в резултат от дейността и във връзка с от общинската администрация, се съхраняват текущо от самите тях - до приключване на оперативната работа със самите документи,
(2) При напускане на длъжностни лица със задължения по съхраняването на документи в съответното структурно звено се извършва с протокол подписан от двете страни и Директора на съответната дирекция и опис на делата.
Чл. 47. Делото представлява съвкупност от документи или отделен документ, съхранявани в отделна папка и отнасящи се към определен въпрос или група от въпроси, свързани с пряката дейност на съответното структурно звено. Делото съдържа документи с еднакъв срок на съхранение. Задължително всяка папка се надписва-какво съдържа, бр. папки, от-до, срок за съхранение и служителя произвел папката.
Чл. 48. (1) За организиране, съхраняване и използване на документите, с които е приключила текущата работа в Общината, се поддържа архив по направления /дирекции/.
(2) В архива на Общината се съхраняват следните видове документи, подлежащи на дългосрочно, и постоянно съхранение:
1. Всичките индивидуални административни актове на Кмета на Общината и на други овластени органи, без тези от текущата година;
2. Разплащателните ведомости на Общината и на ликвидираните общински учреждения и предприятия, както и на техните предшественици, само след предварително съгласуване с Териториалното поделение на Държавния архив;
3. Личните досиета на напусналите и освободени служители от общинската администрация и от ликвидирани общински учреждения и предприятия;
4. Счетоводните регистри и отчети и документите за данъчен контрол и финансов одит;
5. Регистрите за гражданското състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници, заявленията за постоянен и настоящ адрес и вторият екземпляр на издадените през годината удостоверения по гражданско състояние по данни от картотечния регистър на населението на Община Димово и приложена квитанция за внесена за съответната услуга такса, определена в Наредба .
6. Специализираните карти, общите и подробните устройствени планове, кадастралните регистри;
7. Протоколите на Общинския експертен съвет по устройство на територията;
8. Разрешенията за строеж;
(3) За архива на Общината се осигуряват подходящи помещения с условия за приемане, съхраняване и използване на документите.
(4) За улесняването на работата с архивните фондове на Общината, същите се класифицират и съхраняват по схема, осигуряваща бърз достъп до архивните документи и материали.
Чл. 49. (1) Разплащателните ведомости на Общината и личните досиета на служителите и работниците се съхраняват в отделно помещение, с условия за оперативна работа и прием на граждани.
(2) Разплащателните ведомости и личните досиета се съхраняват в продължение на 50 /петдесет/ години от датата на съставянето им.
(3) Достъпът и правата за работа с архивните документи се предоставя на упълномощено със заповед на Кмета на Общината квалифицирано длъжностно лице.
Чл. 50. (1) Счетоводните регистри и отчети се съхраняват в специализиран счетоводен архив - в отделно помещение, достъп до което имат само упълномощени от Главния счетоводител длъжностни лица.
(2) Счетоводните регистри и отчети, както и документите за данъчен контрол и финансов одит се съхраняват в сроковете, предвидени в Закона за Счетоводството.
Чл. 51. Регистрите за гражданското състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес се съхраняват в специализиран архив на служба "Гражданско състояние", организиран в отделно помещение, с условия за текуща работа с регистрите. Достъп до регистрите за гражданско състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес имат само длъжностните лица по гражданско състояние, определени със заповед на Кмета на Общината. Регистрите за гражданско състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес се съхраняват в специализирания архив на служба "Гражданско състояние" в Общината 130 /сто и тридесет/ години от съставянето им, след което се предават в регионалното управление на Държавния архивен фонд.
Чл. 52. (1) Към Дирекция "Устройство на територията" се поддържа специализиран архив за съхраняване и текущо ползване на картните материали, общите и подробни устройствени планове, кадастралните регистри, протоколите на Общинския експертен съвет по устройство на територията, издадените разрешения за строеж,удостоверения за въвеждане в експлоатация и проектна и екзекутивна документации.Същите се съхраняват безсрочно.
(2) Достъп до архива и права за работа с архивните материали и документи имат само длъжностни лица от съответните дирекции, упълномощени чрез писмена заповед или длъжностната им характеристика.
(3) Ползването на архивни материали и документи от специализирания архив на Дирекцията, в т.ч. предоставянето на консултации и ползване на техническа документация от адвокати и вещи лица във връзка и по съдебни дела, става само с разрешение на Зам.кмета, директорът на Дирекция "УТ" или Главният архитект на Общината.
Чл. 53. (1) В края на всяка календарна година, но не по-късно от 30 юни на следващата година, в общинския архив се предават приключени документи и материали от структурните звена на общинската администрация, в които текущо се формират и съхраняват дела с документи и материали.
(2) Предаването на документите и материалите се извършва по описи на делата, формирани при текущата работа с тях и с протоколи подписани от двете страни.
(3) Входящ документ, по силата на който трябва да се извърши регистриране, вписване,поправка или допълване в регистрите с актове за гражданско състояние, става неразделна част от съответния акт по гражданско състояние и оригиналът му се съхранява по реда на чл.51. За този документ, въз основа на писмено уведомление от длъжностното лице по гражданско състояние до зав.служба "Деловодство",в съответстващия му запис в автоматизираната деловодна система и в съответната му регистрационно-контролна карта, се отразява вида, номера и датата на акта по гражданско състояние, към който е приложен и оставен за съхранение.
Чл. 54. Унищожаването на документи от архивните фондове на Общината става само след разрешение на регионалните органи за управление на Държавния архивен фонд и при спазване на Закона за защита на личните данни.

РАЗДЕЛ ПЕТИ
РАБОТА С ЖАЛБИТЕЕ, СИГНАЛИТЕ И ПРЕДЛОЖЕНИЯТА НА ГРАЖДАНИТЕ
Чл. 55. Всички предложения, сигнали и жалби на граждани се регистрират в ЦУИГ и пристигналите по пощата от Гл. специалист „ТАО" на Общинската администрация по общия ред на деловодната дейност.
Чл. 57. Анонимни жалби, сигнали и предложения не се регистрират и по тях не се образува административно производство.
Чл. 58. Сигналите и жалбите на гражданите не могат да се решават от длъжностните лица, срещу чиито действия са подадени, освен когато те приемат, че са основателни и ги уважат.
Чл. 59. (1) Установяването на фактите и обстоятелствата по подадени от гражданите сигнали и жалби се извършва от длъжностно лице в общинската администрация, на което от Кмета на Общината са делегирани такива специални правомощия.
(2) Длъжностното лице по предложенията, сигналите и жалбите извършва независима проверка по фактите и обстоятелствата, свързани с предложението, сигнала или жалбата за всички случаи, когато те не са приети като основателни от длъжностните лица, срещу които са подадени и ги докладва на Кмета и на Секретаря на Общината.
Чл. 60. Предложения, сигнали и жалби, подадени до общинската администрация, без да са от нейната компетентност, се препращат в 7 / седемдневен / срок до компетентния орган, освен ако има информация, че въпросът е отнесен и до него. За препращането на предложения, сигнали и жалби се уведомяват подателите им.
Чл. 61. Когато компетентните длъжностни лица от общинската администрация уважат сигнала или жалбата на гражданина, вземат незабавни мерки за отстраняване на допуснатите нарушения или неправилни действия, за което уведомяват подателя или други заинтересовани лица.
Чл. 62. При вземане на решение по сигнала или жалбата, то се извършва в писмена форма, с изключение на случаите, когато сигнала или жалбата се уважат изцяло и не се засягат права и законни интереси на други физически и юридически лица.
Чл. 63. Когато сигналът или жалбата не са уважени, се съобщават съображенията за това.
Чл. 64. Когато с решението по сигнала или жалбата се засягат права или законни интереси на други юридически и физически лица, решението се прави достояние и на тях.
Чл. 65. Решението по подаден сигнал или жалба се изпълнява в едномесечен срок от постано¬вяването му, с изключение на случаите, когато се налага по особено важни причини този срок да бъде удължен. Удължаването на срока може да стане само от органа постановил решението, но не може да бъде повече от 2/два/ месеца.
Чл. 66. Сигнали и жалби, подадени по вече решен въпрос, не се разглеждат, освен ако са във връзка с изпълнение на решението или се основават на нови факти или обстоятелства.
Чл. 67. Сигналите и жалбите, които не се разглеждат, се връщат на подателя, като се съобщават основанията за това.
Чл. 68. Производството по предложения, сигнали и жалби на граждани се прекратява с изпълнение на решението.

РАЗДЕЛ ШЕСТИ
КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РЕШЕНИЯТА И ЗАДАЧИТЕ
Чл. 68. Контролът по изпълнението на решенията и задачите се прилага по всички нива на възлагане и изпълнение, като се осъществява от всеки ресорен ръководител по отношение на подчинените му, и от Кмета на Общината по отношение на всички длъжностни лица в общинската администрация.
Чл. 69. Контролът по изпълнението на решенията и задачите включва следните действия:
1. Идентифициране на проблема, формулиране на задачата и определяне на срок за изпълнение;
2. Определяне на отговорник за изпълнение на задачата /поставяне на резолюция/;
3. Възлагане изпълнението на задачата /поставяне на резолюция/ на конкретен изпълнител или изпълнители;
4. Поставяне решаването на задачата на отчет;
5. Отчитане изпълнението на задачата;
6. Снемане на решението и на задачата от отчет.
Чл. 70. Идентифицирането на проблема, формулирането на задачата, определянето на срокове за изпълнение и начина на докладване на изпълнението се извършват от съответния резолиращ по йерархията на управление. Промяна в срока за изпълнение може да прави само възложителя.
Чл. 71. Промяна в срока за изпълнение на задачата може да се иска и от изпълнителя, но само с мотивирано писмено обяснение за причините, които възпрепятстват или са възпрепятствали изпълнението.
Чл. 72. Изпълнението на задачата се възлага само на един отговорник и на един или няколко изпълнители от по-ниско управленско ниво, като изпълнителите могат да бъдат в зависимост от характера на задачата от различни структурни звена и на различно ресорно подчинение. При възлагане на задачата възложителят дава устни или писмени указания на отговорника или на изпълнителите относно реда, начина и изискванията за изпълнението. При наличие на необходимите условия резолиращия отразява задачата и в автоматизираната деловодна система, като записва в нея формулирания текст на резолюцията, кой е изпълнител и срок за изпълнението. Резолюции могат да се възлагат до 4 нива надолу по йерархията до достигане на изпълнителите.
Чл. 73. Гл. специалист „ТАО" поддържа ресорна картотека за възникналите и поставените задачи и изискват от изпълнителите текуща информация за процеса на тяхното изпълнение и за резултатите от изпълнението.
Чл. 74. Отчитането на изпълнението на задачите се извършва лично от изпълнителите и отговорниците в устна или писмена форма - преди или в деня на изтичане на срока, последователно по веригата на служебната йерархия. В определени от ресорния ръководител случаи отчитането на изпълнението на задачите може да се извършва на определен период от време - седмица или месец.

РАЗДЕЛ СЕДМИ
АДМИНИСТРАТИВНО НАКАЗАТЕЛНА ОТГОВОРНОСТ
Чл. 76. Отговорниците и изпълнителите от всички управленски нива, на които се възлага изпълнението на решения и задачи носят лична отговорност пред прекия си ръководител.
Чл. 77. Кмета на Общината може да налага със свои заповеди наказания, съобразно разпоредбите на Кодекса на труда и Закона за държавния служител на служители от общинската администрация, които системно не изпълняват възложени задачи или не са изпълнили една или повече особено важни задачи, произтичащи от изискванията на тази инструкция и са във връзка с преките им служебни задължения.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 1. "Обществено значима информация" представляват информацията за правомощията и актовете на органите на местно самоуправление - Общинския съвет и Кмета, информацията за текущата дейност на общинската администрация и за видовете административни услуги, осигурявани на населението, указанията за процедурните правила по които гражданите на общината могат да участват във формиране на политиката и нормативно-творческия процес на Общинския съвет.
§ 2. Повторно е нарушението, извършено в 1 /едногодишен/ срок от влизане в сила на наказание за същото по вид нарушение.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 1. Разпоредбите на тази инструкция са задължителни за всички длъжностни лица от общин¬ската администрация и влизат в сила след утвърждаването й от Кмета на Общината.
§ 2. Контролът по прилагането и спазване на разпоредбите на инструкцията се осъществява от Секретаря на Общината и Директора на дирекция "Административно обслужване и финанси".

Предстоящо
25
Яну
Редовно заседание на ОбС-Димово №7
23
Фев
Обществени поръчки
- За обособена позиция №1 „Повишаване нивото на енергийна ефективност на ОУ "Димитър Благоев"” – село Гара Орешец, община Димово;  - За обособена позиция №2 „Повишаване нивото на енергийна ефективност на ЦДГ "Снежанка” – село Гара Орешец, община Димово;  - За обособена позиция №3 „Повишаване нивото на енергийна ефективност на ОДЗ "Кокиче”” – село Арчар, община Димово  
21
Юни
  Открита процедура по реда на чл. 14, ал. 3, т. 2  във връзка с чл.101а от Закон за обществените поръчки (ЗОП) с предмет: ”Доставка на  готова храна по предварителна заявка за учениците на СОУ „Христо Ботев” – село Арчар”    
04
Юли
Избор на изпълнител за осъществяване на строително-монтажни работи на път VID 2091/II-11, Ботево-Арчар-Държаница, част от общинската пътна мрежа
27
Юли